勤怠管理の方法

大切なのは、自社に適した「勤怠管理の方法」を選択すること

勤怠管理にはさまざまな方法があり、それぞれにメリット、デメリットがあります。「どのような方法が適しているのか」、また「どこまで精緻な勤怠管理が必要なのか」は、自社の現状や課題を把握した上で投資対効果と合わせて判断しましょう。

勤怠管理とは

紙のタイムカードによる管理

旧来からの、タイムカードを使用してタイムレコーダーで打刻する方法です。

運用方法がシンプルで既に誰もが知っている方法ですので、簡単に運用できることや、比較的コストが安いというメリットがあります。その反面、複数拠点が存在する場合は勤怠情報の集約に手間と時間がかかり、タイムカードの紛失の恐れがあることや、不正打刻が発生するリスクがある、などのデメリットがあります。

紙への記入、Excelなどへの入力による管理

紙やExcelの「勤務表」へ出退勤時刻を記入・入力する方法です。

コストが安く、情報が残るため過去の情報の参照も容易である、というメリットがあります。また、本人が記入や入力を行うので、勤務時間や残業時間などの自己管理にもなります。

デメリットとしては、月末などにまとめて勤務表を作成する場合が多くなるので、情報の信ぴょう性が低いことや、不正申告のリスクがあることです。

グループウェアのタイムカード機能による管理

グループウェアのシステムに付属しているタイムカード機能(出退勤管理機能)を使って勤怠管理を行う方法です。

タイムカードや紙/Excelによる管理と比較して、勤怠データの信ぴょう性が増し、打刻ミスや不正打刻の発生を防ぐことができます。また、既にグループウェアが導入されていることが前提となりますので、追加コストとが掛からないというメリットがあります。

しかし、勤怠管理システムなどの専用システムに比べて機能が少なく、複雑な設定やさまざまな切り口での集計やデータ出力ができません。

勤怠管理専用システムによる管理

「勤怠管理専用システム」を利用して勤怠管理を行う方法です。

複数拠点の勤怠情報を一元管理することが可能で、ICカードや指紋認証などさまざまな打刻方法を選択することができます。セキュリティに優れた打刻方法を採用することにより、不正打刻を防止することも可能です。また、多様な就業形態に対応した細かい設定が可能で、いろいろな形式でのデータ集計や出力機能を持っています。さらに勤務時間や残業時間、休暇の管理もシステム内で行える場合が多く、不適正な労務管理を防止することで、コンプライアンス的な視点からのメリットもあります。

しかし反面、導入時に改めて利用者のトレーニングが必要であるなどの、導入時の障壁が比較的高いことや、専用システムのための追加コストがかかる、などのデメリットもあります。

 
 

©勤怠管理システム導入ガイド All Right Reserved.