システムで勤怠管理する

今のやり方に課題があるなら「勤怠管理システム」の導入も検討しよう

勤怠管理システムの導入にはコストがかかりますが、現在提供されている製品は多彩な機能を持つものが多く、十分な投資対効果を期待できるものも多数存在します。しかしながら勤怠管理システム特有の課題も存在し、なおかつ製品間にも機能の差や向き不向きがあります。導入の際には、しっかり調べた上で検討するのが成功のポイントです。

勤怠管理システムとは

「勤怠管理システム」とは、指紋認証やICカードなどを使った専用の打刻装置を用いて、社員やアルバイトの出退勤情報をシステム内に蓄積（記録、記憶）し、その情報に基づいて、出退勤の管理や勤務状況の管理を行うシステムのことを言います。勤怠管理ソフト、勤怠管理アプリと呼ばれることもあります。通常は、シフト表作成などの勤務予定管理、蓄積した出退勤情報を元にした労働時間や休暇などの労務管理機能を持っています。一般的にタイムカードなどでの管理に比べて、データの正確性や処理効率、セキュリティ面で優れているとされます。近年はクラウド型のシステムも多く存在し、使い勝手の面が優れた製品が評価される傾向にあります。

システムを使った勤怠管理のメリット

勤怠管理システムを導入した際のメリットは、まず労務管理に費やす作業や処理が効率化される人件費の削減でしょう。

シフト管理やシフト表の作成、出退勤状況の確認などの日々の業務や月末の勤給与計算、残業時間や休暇などの労務管理全般の作業などがシステム内で完結するため、従来タイムカードなどの情報を元に手動で行っていた作業が大幅に短縮されます。

また、勤怠管理システム内にすべての勤怠情報が一元化されるため、全社での勤務状況の見える化が実現でき、組織全体での人件費管理や労務管理の適正化やコンプライアンス対応を、スムーズに進めることができます。

特にASP型のクラウドタイプのシステムは、場所の制約を受けることなくどこでも同様の機能や情報を利用できますので、事業拠点を複数持つ企業にとっては情報共有や作業効率の面でさらにメリットを感じることができます。

システムを使った勤怠管理のデメリット

新たに勤怠管理システムを導入する際には、自社に合わせたシステムの設定や、運用方法変更にまつわる社員のトレーニングが必要になります。ただし、設定やカスタマイズ方法、日々の業務で使用する画面の使いやすさは個々のシステムによって大きな差がありますので、それにより導入時に要する時間や工数が左右されます。もちろん、システムの利用自体にコストがかかることも忘れてはなりません。